MAKALAH
Project Scope Management, Project time
management, Project cost management, Projec Human Resource Management, Project
Risk Management
KELOMPOK 1
Oleh:
|
NIM
|
NAMA
|
|
1.
2014142650
|
NANDA FIDIANSYAH
|
|
2.
2014142586
|
PENDI SETIYO
|
|
3.
2014142991
|
SUHENDRI
|
|
4.
2014142748
|
RENI HARTONO
|
|
5.
2014141897
|
ANDREAS KURNIA
|
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS PAMULANG
2017
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha
Kuasa atas segala limpahan Rahmat, Inayah, Taufik dan Hinayahnya sehingga saya
dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini dalam bentuk maupun isinya yang
sangat sederhana. Semoga makalah ini dapat dipergunakan sebagai salah
satu acuan, petunjuk maupun pedoman bagi pembaca dalam administrasi pendidikan.
Harapan kami semoga ini membantu menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca,
sehingga kami dapat memperbaiki bentuk maupun isi ini sehingga kedepannya dapat lebih baik.
Makalah ini kami akui masih banyak
kekurangan karena pengalaman yang kami miliki sangat kurang. Oleh kerena itu
kami harapkan kepada para pembaca untuk memberikan masukan-masukan yang
bersifat membangun untuk kesempurnaan makalah ini.
DAFTAR ISI
BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Proyek adalah sebuah kata yang sering di gunakan untuk sebuah pekerjaan
didalam sebuah program kegiatan, akan tetapi kata ini mempunyai arti dimana
sebuah pekerjaan besar yang berkemungkinan besar tidak akan terulang kembali
pada jangka waktu tertentu dimasa yang akan datang. Setiap proyek harus
memiliki start dan finish yang jelas, sekumpulan aktivitas yang berurutan
diantara dua kejadian itu, berikut adanya suatu sasaran tertentu. Suatu proyek
adalah suatu usaha sementara yang dilaksanakan untuk menghasilkan suatu produk
atau jasa yang unik.
Sementara diartikan bahwa setiap proyek memiliki tanggal mulai dan selesai
yang tertentu. Unik diartikan bahwa produk atau jasa yang dihasilkan adalah
berbeda dari produk atau jasa sejenis lainnya. Tidak ada dua proyek yang 100%
sama. Manajemen proyek adalah penerapan dari pengetahuan, ketrampilan, 'tools
and techniques' pada aktivitas-aktivitas proyek supaya persyaratan dan
kebutuhan dari proyek terpenuhi. Proses-proses dari manajemen proyek dapat
dikelompokkan dalam lima kelompok yaitu : 'initiating process, planning
process, executing process, controlling process dan closing process'. Metode
manajemen proyek memungkinkan kita untuk lebih berfokus pada prioritas,
mengawasi 'performance' mengatasi masalah dan melakukan penyesuaian terhadap
perubahan. Demikian pula metode ini memberikan kepada kita lebih banyak kontrol
dan menyediakan berbagai 'tools and techniques' yang telah teruji untuk
membantu seorang manager proyek dalam memimpin tim-tim proyek guna mencapai
sasarannya sesuai waktu dan anggaran yang telah ditentukan. Stake holder adalah
semua orang yang terlibat atau dipengaruhi oleh aktivitas proyek termasuk
didalamnya adalah sponsor proyek, tim dalam proyek, staf pendukung, kastamer,
pengguna, suplier, dan bahkan pesaing atau pihak yang melawan adanya proyek.
Masing – masing stake holder memiliki ekspektasi yang berbeda – beda. Bidang
pengatehuan manajemen proyek adalah kompetensi kunci yang harus dikembangkan
oleh seorang manajer proyek. Ada sembilan bidang pengetahuan manajemen proyek.
Empat inti bidang pengetahuan diantaranya adalah manajemen scope, time, cost
dan quality. Sedangkan empat bidang pengetahuan pendukung diantaranya adalah
manjemen human resource, communication, risk dan procurement. Dan satu bidang pengetahuan
yang penting adalah project integration management. Teknik dan tools dalam
manajemen proyek memberikan bantuan pada manajer proyek dan timnya untuk
menyelesaikan pekerjaan proyek dalam sembilan bidang pengetahuan. Beberapa
tools adalah gantt charts, project network diagram dan critical path analysis.
Sedangkan kaitannya antara manajemen proyek dan tekhnologi informasi adalah
bagaimana penerapan dari pengetahuan, keterampilan, 'tools and techniques' pada
aktivitas-aktivitas proyek supaya persyaratan dan kebutuhan dari proyek
terpenuhi dengan menggunakan peralatan elektronika, terutama computer untuk
menyimpan, menganalisa, dan mendistribusikan informasi apa saja termasuk
kata-kata, bilangan dan gambar.
Batasan yang umum
dalam semua manajemen proyek termasuk TI Manajemen Poreyek dikenal dengan
Triple Constraint yang harus diperhatikan yaitu:
1.
Scope/Ruang
Lingkup: Pekerjaan apa yang harus diselesaikan sebagai bagian dari sebuah
proyek. Produk, jasa atau hasil apa yang diharapkan oleh kastamer atau sponsor
dari proyek tersebut.
2.
Time/Batasan
Waktu : Seberapa lama proyek harus diselesaikan dan bagaimana penjadwalannya.
3.
Cost/Batasan
Biaya : Seberapa besar biaya yang harus digunakan dalam suatu proyek dan berapa
anggarannya.
4. Human/Sumber daya manusia : suatu ilmu atau
cara bagaimana mengatur hubungan dan peranan sumber daya (tenaga kerja) yang
dimiliki oleh individu secara efisien dan efektif.
5. Risk/Risiko : Pendekatan terstruktur/metodologi dalam mengelola
ketidakpastian yang berkaitan dengan ancaman, suatu rangkaian aktivitas manusia termasuk penilaian risiko dan pengembangan strategi.
I.2 Tujuan Penulisan
Untuk memperjelas ruang lingkup pembahasan, maka masalah yang dibahas
dibatasi pada masalah :
1.
Pemahaman
mengenai IT Manajemen Proyek.
2.
Pemahaman
Project Scope Management.
3.
Pemahaman
Project time management.
4.
Pemahaman
Project cost management.
5.
Pemahaman
Projec Human Resource Management.
6.
Pemahaman
Project Risk Management.
I.3 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang dan pembatasan masalah tersebut, masalah-masalah
yang dibahas dapat dirumuskan sebagai berikut :
1.
Bagaimana
deskripsi Project Scope Management.
2.
Bagaimana
deskripsi Project time management.
3.
Bagaimana
deskripsi Project cost management.
4.
Bagaimana
deskripsi Human Resource Management.
5.
Bagaimana
deskripsi Risk Management.
BAB II
PEMBAHASAN
II.1 Project scope management
Project scope management adalah suatu kegiatan untuk meyakinkan bahwa semua
kegiatan yang dilakukan telah mencakupi semua requirement yang telah
didefinisikan, dan tidak terdapat kegiatan tambahan yang tidak berhubungan
dengan requirement.
Scope pada dasarnya dapat mengacu pada dua pengertian : Product Scope dan
Project Scope. Product Scope adalah fitur dan fungsi yang merupakan
karakteristik dari produk atau layanan yang dihasilkan, Sedangkan Project Scope
adalah Kegiatan yang dilakukan untuk menghasulkan produk atau layanan.
Hal-hal yang harus dilakukan dalam kegiatan Project Scope Management, yaitu
:
a.
Plan
Scope Management (Management perencanaan ruang lingkup), adalah kegiatan untuk
mendokumentasikan pendefinisian, proses validasi, dan pengontrolan Proyek.
Tujuannya adalah untuk memberikan arahan tentang cara scope pengelolaan dalam
proyek.
b.
Mengumpulkan
Requirement, adalah kegiatan untuk mengumpulkan kebutuhan dari Stakeholder.
Pada tahap ini, input yang diperlukan diantaranya : Scope management plan,
requirement management plan, stakeholder management plan, Project Charter, dan
Stakeholder Register. Input ini kemudian diproses dengan beberapa cara seperti
interview, analisis dokumen, dan membuat prototype. Output yang diperoleh pada
tahap ini adalah requirement documentation dan requirement traceability matrix.
c.
Mendefinisikan
Scope (ruang lingkup). Pada tahap ini, dilakukan pemilihan requirement
berdasarkan requirement yang telah dikumpulkan pada tahap sebelumnya. Pada
tahap ini, dibuat deskripsi lengkap tentang proyek dan produk, atau layanan.
d.
Membuat
WBS (Work Breakdown Structure). Pada tahap ini, dilakukan pemecahan pekerjaan
agar lebih mudah dilakukan.
e.
Memvalidasi
Scope. Proses validasi ini dilakukan berdasarkan Control Quality yang ditinjau
oleh Customer atau Sponsor.
f.
Mengontol
Scope, adalah proses untuk memantau status dari suatu proyek dan scope produk
serta mengelola perubahan pada scope.
II.2 Project Time Management
Project Time Management adalah Manajemen waktu merupakan perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan produktivitas waktu. Waktu
menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja. Sumber daya yang mesti dikelola
secara efektif dan efisien. Efektifitas terlihat dari tercapainya tujuan
menggunakan waktu yang telah ditetapkan sebelumnya. Dan efisien tidak lain
mengandung dua makna,yaitu: makna pengurangan waktu yang ditentukan, dan makna
investasi waktu menggunakan waktu yang ada. Manajemen waktu bertujuan kepada
produktifitas yang berarti rasio output dengan input.
Tampak dan dirasakan seperti membuang-buang waktu dengan mengikuti fungsi
manajemen dalam mengelola waktu. Merencanakan terlebih dahulu penggunaan waktu
bukanlah suatu pemborosan melainkan memberikan pedoman dan arah bahkan
pengawasan terhadap waktu. Dari tinjauan secara komprehensif pekerjaan yang
hendak dikerjakan dan rumusan tertulis sebuah rencana dapat diketahui prioritas
hubungan antar aktifitas yang akan dikerjakan sendiri serta didelegasikan.
Jebakan yang sering muncul disini adalah rasa percaya diri dapat cepat bila
dikerjakan sendiri dimana itu perasaan yang kurang tepat. Setelah
pengorganisasian terjadi maka penggerakan pun dilakukan yang mencakup
pelaksanaan sendiri dan pemberian motivasi kepada pemegang delegasi. Satu hal
yang penting ialah komitmen kuat untuk konsisten pada rencana dan mengeliminasi
gangguan-gangguan termasuk permintaan bantuian dari atasan maupun bawahan
dengan cara berani mengatakan “TIDAK”.
Akhirnya setelah selesai tuntas pekerjaan dilakukan pengawasan berdasarkan
rencana, yang tidak lupa memberikan reward terhadap keberhasilan. Dalam situasi
waktu sesuai rencana belum habis sedangkan pekerjaan telah tuntas seyogyanya
dipergunakan untuk menambah kuantitas, merencanakan pekerjaan selanjutnya dan
atau investasi waktu. Pendek kata, kualitas manajamen waktu berpedoman kepada
empat indikator,yaitu: tetap merencanakan, tetap mengorganisasikan, tetap
menggerakkan, dan tetap melakukan pengawasan. Empat prinsip tersebut,
applikabel dalam semua pekerjaan. Variasi terjadi dalam kerumitan dan kecepatan
setiap tahap dilakukan. Perencaaan jangka panjang jelas lebih rumit dan relatif
lama dari perencanaan jangka pendek, bahkan karena begitu pendeknya
dimungkinkan perencanaan begitu singkat yang berlangsung dalam hitungan detik.
Commited to time.
II.2.1 Pentingnya penjadwalan proyek
Banyak proyek teknologi informasi gagal dalam memenuhi
proyeksi ruang lingkup, waktu dan biaya. Para manajer sering menyatakan bahwa
menyampaikan proyek tepat waktu merupakan tantangan terbesar bagi mereka. Para
manajer juga menyatakan bahwa jadwal adalah alasan utama terjadinya konflik
pada keseluruhan proyek dari siklus hidup proyek menunjukkan hasil penelitian
dari penyebab konflik dalam proyek. Pada gambar dibawah ini menunjukkan bahwa,
secara keseluruhan, jadwal merupakan penyebab yang paling besar dari konflik
yang terjadi pada kehidupan proyek. Ketika pembentukan proyek atau fase konsep,
prioritas dan prosedur menyebabkan lebih banyak konflik dari pada jadwal.
Ketika fase awal atau fase pengembangan, hanya prioritas yang menyebabkan lebih
banyak konflik dari pada jadwal. Ketika fase tengah atau fase implementasi dan
fase akhir atau fase penutupan jadwal merupakan penyebab konflik yang dominan.
Mungkin sebagian dari alasan masalah jadwal pada umumnya
adalah bahwa waktu diukur secara mudah dan sederhana. Sekali jadwal ditetapkan,
setiap orang dapat memperkirakan dengan cepat kinerja jadwal dengan
mengurangkan waktu perkiraan semula dengan seberapa lama penyelesaian proyek
tersebut. Orang sering membandingkan waktu penyelesaian yang direncanakan
dengan kenyataan tanpa mempertimbangkan perubahan dalam poyek. Waktu juga satu
variabel yang memiliki fleksibilitas terkecil. Waktu berlalu tanpa
memperdulikan apa yang terjadi dalam proyek.
a.
Proses
manajemen waktu proyek
Proyek ini Waktu Proses Manajemen akan membantu Anda
untuk:
1.
Menempatkan
proses untuk waktu perekaman dalam proyek.
2.
Gunakan
Timesheets untuk memantau waktu yang dihabiskan oleh staf.
3.
Mengidentifikasi
dan menyelesaikan masalah manajemen waktu.
4.
Jauhkan
Rencana Proyek Anda up-to-date setiap saat.
b.
Waktu
Proyek Manajemen proses adalah unik karena:
1.
Daftar
langkah kunci yang dibutuhkan untuk mengatur waktu dalam sebuah proyek.
2.
Termasuk
diagram proses, menampilkan saat langkah-langkah yang diambil.
3.
Menjelaskan
masing-masing peran dan tanggung jawab yang terlibat.
4.
Apakah
pra-selesai dan siap untuk digunakan pada proyek-proyek sekarang
Jika Anda mencari suatu proses Manajemen Waktu Proyek
yang dapat digunakan segera, dengan sedikit penyesuaian, maka proses waktu akan
memenuhi kebutuhan Anda. Ini menggambarkan bagaimana mengelola waktu dan
memberikan proyek-proyek sesuai jadwal. Hemat waktu dengan menggunakan proses
Proyek Manajemen Waktu sekarang.
II.2.2 Crashing and Fast Tracking
Crashing and Fast Tracking (Menerjang dan
cepat-pelacakan) jadwal cara mengurangi
panjang dari jadwal proyek. Menerjang adalah istilah umum untuk mengurangi
jadwal proyek. Ketika kita kecelakaan jadwal, kita menghabiskan uang atau sumber
daya untuk mengurangi waktu yang dijadwalkan untuk proyek sedemikian rupa
sehingga kita melakukan hal-hal yang memiliki penurunan terbesar dalam jadwal
untuk sedikitnya jumlah biaya. Ketika kami pertama mulai kecelakaan jadwal,
jumlah yang relatif kecil uang dan sumber daya harus dihabiskan untuk
mendapatkan pengurangan yang cukup besar waktu proyek. Karena kami terus
mengurangi jadwal, kenaikan biaya relatif.
Pelacakan cepat adalah jenis khusus pengurangan jadwal.
Ketika kita FastTrack, kita mengambil item yang awalnya dijadwalkan akan dilakukan
secara berurutan dan menjadwal ulang mereka untuk dilakukan secara paralel atau
sebagian dalam paralel. Pelacakan cepat juga akan meningkatkan biaya tetapi,
yang lebih penting, itu akan meningkatkan risiko. Ketika kita memiliki beberapa
tugas dalam suatu proyek yang terjadi pada waktu yang sama dan sesuatu yang
salah atau masalah berkembang, mungkin perlu untuk mengganggu semua kegiatan
berlangsung.
II.2.3 Critical Chain Scheduling
Critical Chain Scheduling "Rantai Kritis,"
dalam arti terbesar, adalah himpunan proses dan praktek manajemen proyek yang
dikembangkan oleh penerapan Teori Kendala Proses Berpikir ke kesulitan yang
dihadapi dalam memberikan proyek dengan baik kecepatan dan kehandalan.
"Tubuh pengetahuan" yang berhubungan dengan pusat Rantai Kritis pada
Penjadwalan Rantai Kritis dan Manajemen Buffer untuk proyek-proyek individu,
dan sinkronisasi upaya seluruh proyek di multi-proyek organisasi. (Critical
Chain Scheduling juga merupakan judul buku, oleh Eliyahu M. Goldratt, yang
memperkenalkan konsep dasar pendekatan).
Critical Chain Scheduling (Rantai kritis) dari proyek
adalah himpunan tugas tergantung yang mendefinisikan batas bawah diharapkan
dari lead time memungkinkan suatu proyek. Dependensi digunakan untuk menentukan
rantai kritis termasuk logis tangan-off dependensi (di mana output dari tugas
pendahulunya diperlukan untuk memulai penerus), dan dependensi sumber daya
(mana tugas harus menunggu sumber daya untuk menyelesaikan pekerjaan pada tugas
lain) . Identifikasi rantai kritis menggunakan jaringan tugas dengan
"agresif tetapi dicapai" perkiraan, yang pertama "sumber daya
diratakan" terhadap seperangkat terbatas sumber daya. Dalam bahasa
manajemen proyek tradisional, struktur rantai kritis adalah mirip dengan
"jalan terkendala sumber daya kritis."
Project Time Management dapat diartikan secara sederhana, melibatkan proses
yang dibutuhkan untuk memastikan waktu penyelesaian dari proyek. Ada enam
proses utama yang dilibatkan dalam project time management yaitu :
a.
Activity
Definition
Activity Definition
melibatkan pengidentifikasian aktivitas secara lebih rinci yang mana harus
dilakukan oleh anggota tim proyek dan stakeholder untuk membuat suatu tujuan
proyek.
Tujuan utama
dari proses activity definition adalah untuk memastikan bahwa tim proyek sudah
benar-benar mengerti semua tugas yang harus mereka lakukan sebagai bagian dari
project scope sehingga mereka dapat memulai penjadwalan kerja.
b.
Activity
Sequencing
Setelah
membuat aktivitas proyek, langka selanjutnya dalam project time management adalah
activity sequencing. Activity sequencing melibatkan pengamatan kembali pada
daftar aktivitas dan atribut, project scope management, daftar milestone, dan
perubahan yang disetujui untuk menentukanhubungan antara aktivitas. Activity
sequencing juga melibatkan evaluasi uantuk dependensi dan perbedaan tipe
dependensi.
c.
Activity
Resource Estimating
Sebelum
mengestimasi durasi untuk setiap aktifitas, harus dimiliki suatu ide yang baik
untuk kuantitas dan tipe dari resource (orang, peralatan, dan material) yang akan
ditentukan pada setiap aktivitas. Secara alami proyek dan organisasi akan
mempengaruhi perkiraan resource. Sangat penting untuk menetukan resource apa
yang perlu, termasuk orang yang memiliki peforma project.
d.
Activity
Duration Estimating
Setelah bekerja
dengan stakeholder uantuk menetapkan aktivitas, menentukan dependensinya, dan
mengestimasi resource-nya, proses selanjutnya dalam project time management
adalah untuk mengestimasi durasi dari aktivitas. Perlu untuk diingat bahwa
durasi termasuk jumlah dari waktu kerja pada aktivitas di tambah waktu yang
dilewatkan. Durasi berhubungan dengan estimasi waktu, bukan mengusahakan
estimasi. Keduanya berhubungan, sehingga tim proyek harus mendokumentasikan
asumsi ketika membuat estimasi durasi dan mengubah estimasi sebagai progress
proyek. Jika pada scope terjadi perubahab dalam proyek, estimasi durasi akan
diubah secara langsung sesuai dengan perubahan tersebut.
e.
Schedule
Development
Schedule development menggunakan hasil dari semua proses
project time management yang sebelumnya untuk menetukan awal dari akhir dari
proyek. Sering ada beberapa literasi dari semua proses project time management
sebelum suatu jadwal proyek diselesaikan. Tujuan akhir dari schedule
development adalah untuk membuat suatu jadwal proyek yang realistis yang
menyediakan suatu dasar untuk memantau berjalannya proyek untuk dimensi waktu
dari proyek. Hasil utama dari proses ini adalah jadwal proyek, model data
jadwal, suatu baseline jadwal, perubahan yang diinginkan, dan perubahan untuk
kebutuhan resource, atribut aktivitas, kalender proyek, dan perencanaan
manajemen proyek.
f.
Schedule
Control
Proses terakhir dari project time management adalah
schedule control. Seperti scope control, schedule control adalah suatu bagian
dari proses pengendalian perubahan. Tujuan dari proses ini adalah untuk
mengetahiu status dari jadwal proyek, faktor yang dipengaruhi karena perubahan
jadwal, menentukan jadwal yang berubah, dan mengatur perubahan ketika perubahan
itu terjadi.
II.3 Project Cost Manajement
Project Cost Manajement atau biasa disebut dengan manajemen biaya adalah
sebuah metode yang menggunakan teknologi untuk mengukur biaya dan produktivitas
melalui siklus hidup penuh proyek tingkat perusahaan. Project Cost Manajemen
meliputi beberapa fungsi khusus manajemen proyek yang mencakup kontrol
pekerjaan memperkirakan, pengumpulan data lapangan, penjadwalan, akuntansi dan
desain.
II.3.1 Pengertian Cost Dan Project Cost Manajemen
Cost atau Biaya adalah semua sumber daya yang harus
dikorbankan untuk mencapai tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai
gantinya.Biaya pada umumnya diukur dalam satuan keuangan seperti dollar,
rupiah, dsb.
Project Cost Manajemen atau Manajemen Biaya Proyek adalah
proses yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa proyek dapat diselesaikan sesuai
dengan budget yang telah disepakati.
II.3.2 Pentingnya Project Cost Manajemen
Informasi manajemen biaya merupakan informasi yang
dibutuhkan untuk mengelola secara efektif perusahaan atau organisasi non laba.
Informasi keuangan saja dapat mengakibatkan misleading karena infomasi tersebut
cenderung berfokus pada jangka pendek.
II.3.3 Tahapan Biaya Manajemen Proyek
Terdapat 4 tahapan dalam biaya
manajemen proyek yaitu:
a.
Perencanaan
sumber daya, menentukan sumber dayaa pada
berapa banyak yang harus digunakan.
b.
Cost
estimating, membuat sebuah estimasi dari biaya dan sumber daya yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan sebuah proyek.
c.
Cost
budgeting, mengalokasikan semua estimasi biaya tersebut pada tiap paket kerja
untuk membuat sebuah baseline, agar dapat diukur kinerjanya.
d.
Cost
control, mengendalikan perubahan dana proyek.
II.3.4 Masalah – masalah Dengan Estimasi biaya IT
a.
Membuat
estimasi untuk proyek perangkat lunak yang besar merupakan pekerjaan yang cukup
besar, mengingat bahwa estimasi biaya dilakukan pada berbagai level proyek.
b.
Banyak
orang melakukan estimasi dengan sedikit pengalaman akan pekerjaan yang
berkaitan. Solusinya adalah cobalah untuk melakukan berbagai pelatihan dan
mentoring.
c.
Setiap
orang memiliki bias masing-masing akan estimasi. Solusinya berikan pertanyaan-pertanyaan
kritis yang meyakinkan bahwa estimasi tidak bias.
d.
Manajemen
menginginkan sejumlah tawaran,bukan estimasi sebenarnya. Manajer Proyek harus bisa bernegosiasi dengan
sponsor proyek agar dapat membuat estimasi biaya yang realistis
II.3.5 Cost Estimation Tools & Techniques
a.
Analogous
Estimates ( Top Down Estimates)
Mengestimasi biaya proyek berdasarkan biaya aktual dari proyek sebelumnya
yang dianggap “mirip” dengan proyek yang akan dikerjakan.
b.
Bottom
Up Estimates
Estimasi berdasarkan setiap paket kerja terkecil dan menjumlahkan
seluruhnya hingga diperoleh biaya total dari sebuah proyek.
c.
Parametric
Modeling
Estimasi biaya proyek dilakukan dengan memanfaatkan karakteristik proyek
sebagai parameter dalam model matematika.
Contoh : Model
Aircraft Cost
II.3.6 Cost Budgeting
Cost budgeting mencakupa lokasi estimasi biaya proyek kemasing-masing item
pekerjaan dan memberikan garis dasar biaya. Jumlah tersebut dia lokasikan ke
budget yang bersesuaian.
II.3.7 Cost Control
Adalah suatu Proses dalam pengendalian biaya termasuk dalam monitoring
kinerja pembiayaan meyakinkan bahwa hanya perubahan yang tepat yang termasuk
dalam baseline biaya yang direvisi memberikan informasi pada stakeholders bahwa
perubahan dapat mengakibatkan perubahan biaya pula\
pengendalian biaya.
a.
Proses
dalam pengendalian biaya termasuk :
1.
Monitoring
kinerja pembiayaan.
2.
Meyakinkan
bahwa hanya perubahan yang tepat yang termasuk dalam base line biaya yang
direvisi.
3.
Memberikan
informasi pada stakeholders bahwa perubahan dapat mengakibatkan perubahan biaya
pula.
b.
Earned
value management merupakan salah satu alat penting dalam pengendalian biaya.
EVM adalah alat untuk mengukur kinerja proyek yang
mengintegrasikan ruang lingkup, waktu dan data biaya.Untuk menggunakan EVM
harus dibuat terlebih dahulu baseline (original plan plus approved
changes). Dengan baseline dapat
dievaluasi apakah proyek berjalan dengan baik atau tidak. Secara periodik
informasi aktual mengenai kinerja proyek harus diperbaharui sehingga
pemanfaatan EVM dapat optimal.
II.3.8 Istilah – Istilah Dalam EVM
a.
Planned
Value (PV) adalah rencana porsi total estimasi biaya yang sudah disetujui untuk
dikeluarkan pada sebuah aktivitas selama perioda tertentu.
b.
Actual
Cost (AC) adalah biaya total langsung maupun tidak langsung yang digunakan
dalam rangka menyelesaikan pekerjaan sesuai aktivitasnya selama perioda
tertentu.
c.
Earned
Value (EV) adalah estimasi nilai (value)
pekerjaan fisik yang sebenarnya telah selesai, berdasarkan rate of performance
( RP), yaitu perbandingan pekerjaan yang selesai terhadap pekerjaan yang
rencananya diselesaikan dalam waktu tertentu.
d.
Cost
Variance ( CV), variabel yang menunjukkan apakah kinerja biaya sudah melebihi
atau masih kurang dari biaya yang sudah direncanakan.
e.
Schedule
Variance ( SV), variabel yang menunjukkan apakah jadwal yang lebih lama/lebih
lambat dari yang direncanakan.
f.
Cost
Performance Index ( CPI) , variabel yang dpt digunakan untuk mengestimasi biaya
pada saat proyek selesai berdasarkan kinerja proyek sampai waktu tertentu.
g.
Schedule
Performance Index ( SPI) , variabel yang dpt digunakan untuk mengestimase waktu
selesainya proyek, berdasarkan kinerja proyek sampai waktu tertentu.
II.4 Project Human Resource Management
II.4.1 Pengertian & Pentingnya Project Human Resource Management
Manajemen sumber daya manusia, disingkat MSDM, adalah
suatu ilmu atau cara bagaimana mengatur hubungan dan peranan sumber daya
(tenaga kerja) yang dimiliki oleh individu secara efisien dan efektif serta
dapat digunakan secara maksimal sehingga tercapai tujuan (goal) bersama
perusahaan, karyawan dan masyarakat menjadi maksimal. MSDM didasari pada suatu
konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia - bukan mesin - dan bukan semata
menjadi sumber daya bisnis. Manajemen sumber daya manusia juga dapat
didefinisikan sebagai suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang
lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat
menunjang aktivitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah
ditentukan.
Menurut A.F. Stoner manajemen sumber daya manusia adalah
suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi
atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan
jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya.
Menurut Keys to Managing People dan
Motivasi yaitu :
a.
Melakukan
persiapan dan seleksi tenaga kerja / Preparation and selection.
1.
Persiapan
Dalam proses persiapan dilakukan
perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai
pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan
perkiraan / forecast akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu, dan lain
sebagainya.
Ada dua faktor yang perlu diperhatikan
dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan
karyawan baru, struktur organisasi, departemen yang ada, dan lain-lain. Faktor
eksternal seperti hukum ketenagakerjaan, kondisi pasa tenaga kerja, dan lain
sebagainya.
2.
Rekrutmen
tenaga kerja / Recruitment
Rekrutmen adalah suatu proses untuk
mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga
kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sdm oraganisasi atau perusahaan. Dalam
tahapan ini diperluka analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi
pekerjaan / job description dan juga spesifikasi pekerjaan / job specification.
3.
Seleksi
tenaga kerja / Selection
Seleksi tenaga kerja adalah suatu
proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat atau calon
yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran
adalah melihat daftar riwayat hidup / cv / curriculum vittae milik pelamar.
Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan
dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya
adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara
kerja / interview dan proses seleksi lainnya.
b.
Pengembangan
dan evaluasi karyawan / Development and evaluation.
Tenaga kerja
yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang
menjadi tugas dan tanggungjawabnya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar
tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya masing-masing
serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan dan
evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada tingkat
rendah maupun yang tinggi.
c.
Memberikan
kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection.
Kompensasi
adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi
atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan
kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang
tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah ketenaga kerjaan
di kemudian hari atau pun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan.
Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan
pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi perkerja tersebut
dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu. Kompensasi atau imbalan yang
diberikan bermacam-macam jenisnya yang telah diterangkan pada artikel lain pada
situs organisasi.org ini.
d.
Promosi,
Pemindahan dan Pemisahan
1.
Promosi
adalah sebuah jenis transfer yang meliputi penugasan kembali seorang pegawai
pada sebuah posisi yang kemungkinan besar diberikan pembayaran yang lebih
tinggi dan tanggung jawab, hak dan kesempatan yang lebih besar. Demosi,
kadang-kadang disebut transfer ke bawah, adalah sebuah jenis transfer meliputi
pemotongan pembayaran, hak dan kesempatan.
2.
Pemisahan,
disebut juga pemberhentian, bahkan sering disebut downsizing, adalah
perpindahan sementara atau tidak definitif seorang pegawai dari daftar gaji.
Umumnya adalah untuk mengurangi kelebihan beban biaya tenaga kerja dan
permasalahan keuangan perusahaan semakin serius.
3.
Terminasi
adalah tindakan manajemen berupa pemisahan pegawai dari organisasi karena
melanggar aturan organisasi atau karena tidak menunjukkan kinerja yang cukup.
4.
Pemberhentian
sukarela adalah pemisahan pegawai dari organisasi atas inisiatif organisasi
atau kemauan pegawai sendiri.
5.
Pengunduran
diri adalah pemisahan pegawai yang telah menyelesaikan masa kerja maksimalnya
dari organisasi atau umumnya di kenal dengan istilah pensiun.
Motivasi berasal dari motive atau dengan prakata bahasa
latinnya, yaitu movere yang berarti “mengerahkan”. Seperti yang dikatakan Liang
Gie dalam bukunya Martoyo (2000) motive atau dorongan adalah suatu dorongan
yang menjadi pangkal seseorang melakukan sesuatu atau berkerja. Seseorang yang
sangat termotivasi, yaitu orang yang melaksanakan upaya substansial guna
menunjang tujuan-tujuan produksi kesatuan kerjanya, dan organisasi dimana ia
berkerja. Seseorang yang tidak termotivasi, hanya memberikan upaya minimum
dalam hal berkerja. Konsep motivasi, merupakan sebuah konsep penting studi
tentang kinerja individual. Dengan demikian motivasi atau motivation berarti
pemberian motiv, penimbulan motiv atau hal yang menimbulkan dorongan atau
keadaan yang menimbulkan dorongan. Dapat juga dikatakan bahwa motivation adalah
faktor yang mendorong orang untuk bertindak dengan cara tertentu (Martoyo
2000). Motivasi atau dorongan kepada karyawan untuk bersedia berkerja bersama
demi tercapainya tujuan bersama ini terdapat dua macam, yaitu :
a.
Motivasi
finansial : yaitu dorongan yang dilakukan dengan memberikan imbalan finansial
kepada karyawan . Imbalan tersebut sering disebut insentif.
b.
Motivasi
nonfinansial : yaitu dorongan yang diwujudkan tidak dalam bentuk
finansial/uang, akan tetapi berupa hal-hal seperti pujian, penghargaan,
pendekatan manusia dan lain sebagainya (Gitosudarmo dan Mulyono, 1999).
Menurut Maslow’s Hierarchy of needs, Teori motivasi yang
paling terkenal adalah hierarki teori kebutuhan milik Abraham Maslow. Ia
membuat hipotesis bahwa dalam setiap diri manusia terdapat hierarki dari lima
kebutuhan, yaitu fisiologis (rasa lapar, haus, seksual, dan kebutuhan fisik
lainnya), rasa aman (rasa ingin dilindungi dari bahaya fisik dan emosional),
sosial (rasa kasih sayang, kepemilikan, penerimaan, dan persahabatan),
penghargaan (faktor penghargaan internal dan eksternal), dan aktualisasi diri (pertumbuhan,
pencapaian potensi seseorang, dan pemenuhan diri sendiri). Maslow memisahkan
lima kebutuhan ke dalam urutan-urutan.
a.
Kebutuhan
fisiologis dan rasa aman dideskripsikan sebagai kebutuhan tingkat bawah
b.
sedangkan
kebutuhan sosial, penghargaan, dan aktualisasi diri sebagai kebutuhan tingkat
atas.
Perbedaan antara kedua tingkat tersebut adalah dasar
pemikiran bahwa kebutuhan tingkat atas dipenuhi secara internal sementara
kebutuhan tingkat rendah secara dominan dipenuhi secara eksternal. Teori kebutuhan
Maslow telah menerima pengakuan luas di antara manajer pelaksana karena teori
ini logis secara intuitif. Namun, penelitian tidak memperkuat teori ini dan
Maslow tidak memberikan bukti empiris dan beberapa penelitian yang berusaha
mengesahkan teori ini tidak menemukan pendukung yang kuat.
II.5 Project Risk Management
Dalam mengartikan dan mendefinisikan manajemen ada berbagai ragam, ada yang
mengartikan dengan ketatalaksanaan, manajemen, manajemen pengurusan dan lain
se- bagainya. Bila dilihat dari literatur-literatur yang ada, pengertian
manajemen dapat dilihat dari tiga pengertian :
1.
Manajemen
sebagai suatu proses.
2.
Manajemen
sebagai suatu kolektivitas manusia
3.
Manajemen
sebagai ilmu (science) dan sebagai seni (art).
Manajemen sebagai suatu proses, melihat bagai mana cara orang untuk
mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Pengertian
manajemen sebagai suatu proses dapat dilihat dari pengertian menurut :
1.
Encylopedia
of The Social Science, yaitu suatu proses dimana pelaksanaan suatu tujuan
tertentu dilaksanakan dan diawasi.
2.
Haiman,
manajemen yaitu fungsi untuk mencapai suatu tujuan melalui kegiatan orang lain,
mengawasi usaha-usaha yang dilakukan individu untuk mencapai tujuan.
3.
Georçv
R. Terry, yaitu cara pencapaian tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu
dengan melalui kegiatan orang lain.
Manajemen suatu kolektivitas yaitu merupakan suatu kumpulan dari
orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama. Kolektivitas
atau kumpulan orang-orang inilah yang disebut dengan manajemen, sedang orang
yang bertanggung jawab terhadap terlaksananya suatu tujuan atau berjalannya
aktivitas manajemen disebut manajer.
Manajemen sebagai suatu ilmu dan seni, melihat bagaimana aktivitas
manajemen dihubungkan dengan prinsip-prinsip dari manajemen. Pengertian
manajemen sebagai suatu ilmu dan seni dari :
1.
Chaster
I Bernard dalam bukunya yang berjudul JTAe^Bnctíon of the Executive, bahwa
manajemen yaitu seni dan ilmu, juga Henry Fajol, Alfin Brown Harold, Koontz
Cyril O’donnel dan GerQge K Terry.
2.
Marry
Parker FoUett menyatakan bahwa manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan
pekerjaan melalui orang lain.
Dari devinisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen yaitu
koordinasi semua sumber daya melalui proses perencanaan, pengorganisasian, penetapan
tenaga kerja, pengarahan dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan terlebih dahulu.
II.5.1 Manajemen Risiko
Manajemen risiko adalah suatu pendekatan
terstruktur/metodologi dalam mengelola ketidakpastian yang berkaitan dengan
ancaman; suatu rangkaian aktivitas manusia termasuk: Penilaian risiko,
pengembangan strategi untuk mengelolanya dan mitigasi risiko dengan menggunakan
pemberdayaan/pengelolaan sumberdaya. Strategi yang dapat diambil antara lain
adalah memindahkan risiko kepada pihak lain, menghindari risiko, mengurangi
efek negatif risiko, dan menampung sebagian atau semua konsekuensi risiko
tertentu. Manajemen risiko tradisional terfokus pada risiko-risiko yang timbul
oleh penyebab fisik atau legal (seperti bencana alam atau kebakaran, kematian,
serta tuntutan hukum. Manajemen risiko keuangan, di sisi lain, terfokus pada
risiko yang dapat dikelola dengan menggunakan instrumen-instrumen keuangan.
Sasaran dari pelaksanaan manajemen risiko adalah untuk
mengurangi risiko yang berbeda-beda yang berkaitan dengan bidang yang telah
dipilih pada tingkat yang dapat diterima oleh masyarakat. Hal ini dapat berupa
berbagai jenis ancaman yang disebabkan oleh lingkungan, teknologi, manusia,
organisasi dan politik. Di sisi lain pelaksanaan manajemen risiko melibatkan
segala cara yang tersedia bagi manusia, khususnya, bagi entitas manajemen
risiko (manusia, staff, dan organisasi).
Kegiatan proyek biasanya dilakukan untuk berbagai bidang
antara lain sebagai berikut :
a.
Perbaikan
fasilitas yang sudah ada. Merupakan kelanjutan dan usaha yang sudah ada
sebelumnya. Artinya sudah ada kegiatan sebelumnya, namun perlu dilakukan
tambahan atau perbaikan yang diinginkan.
b.
Pembangunan
fasilitas baru. Artinya merupakan kegiatan yang benar-benar baru dan belum
pernah ada sebelumnya, sehingga ada penambahan usaha baru.
c.
Penelitian
dan pengembangan. Merupakan kegiatan penelitian yang dilakukan untuk suatu
fenomena yang muncul di masyarakat, lalu dikembangkan sedemikian rupa sesuai
dengan tujuan yang diharapkan.
Resiko merupakan bentuk keadaan ketidakpastian tentang
suatu keadaan yang akan terjadi nantinya (future) dengan keputusan yang diambil
berdasarkan berbagai pertimbangan pada saat ini. Manajemen resiko adalah proses
pengukuran atau penilaian resiko serta pengembangan strategi pengelolaannya.
II.5.2 Jenis Resiko Teknologi
a.
Komponen
file tidak lengkap.
b.
Sistem
operasi tidak kompatibel, device tidak dikenal.
c.
Perangkat
keras tidak mendukung (mis: resolusi monitor, resolusi printer).
d.
Spesifikasi
tidak memenuhi.
e.
Kualitas
Network dibawah standar kebutuhan.
f.
Browser,
software tidak memenuhi.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Suatu proyek adalah suatu usaha yang dilaksanakan untuk menghasilkan suatu
produk atau jasa yang unik. Sementara diartikan bahwa setiap proyek memiliki
tanggal mulai dan selesai yang tertentu. Unik diartikan bahwa produk atau jasa
yang dihasilkan adalah berbeda dari produk atau jasa sejenis lainnya. Tidak ada
dua proyek yang 100% sama. Manajemen proyek adalah penerapan dari pengetahuan,
ketrampilan, 'tools and techniques' pada aktivitas-aktivitas proyek supaya
persyaratan dan kebutuhan dari proyek terpenuhi. Sehingga dalam setiap hal yang
akan dikerjakan harus terjadwal antara keuntungan dan estimasi waktu yang
digunakan agar suatu proyek dapat selesai tepat pada waktunya
DAFTAR PUSTAKA
Project human. (2012, 16 Agustus).. Diperoleh 18 Oktober 2017,
Wikipedia.(2012), “Badan
Manajemen Proyek Pengetahuan” http://en.wikipedia.org/wiki/A_Guide_to_the_Project_Management_Body_of_Knowledge
(18 Oktober 2017)
Prassetiyo, Adi, 2012, Project Human Resource Management,
(http://adiprassetio92.blogspot.co.id/2012/01/project-human-resource-management.html,
diakses tanggal 18 Oktober 2017 )
