definisi tim dan group, dan menjadi tim yang efektif (modul kap)

B. DEFINISI TIM DAN GROUP

Tim, unit, klub, gang, group, komite, gugus tugas dan mungkin ada banyak lagi istilah yang dapat diartikan sama dengan tim. Ada kalanyaistilah tersebut memiliki arti yang sama, sering pula masing-masing istilah dapat membingungkan orang yang membacanya. Dalam modul ini, tim atau kerja sama tim didefinisikan sebagai sekelompok orang yang memiliki saling ketergantungan yang tinggi untuk mencapai tujuan tertentu atau untuk menyelesaikan tugas tertentu. Dari definisi ini, dapat diartikan bahwa anggota kelompok memiliki kesamaan tujuan, atau sepakat mengenai tujuan yang sama, dan mereka juga sepakat bahwa untuk mencapai tujuan tersebut

dibutuhkan kerja sama di antara anggota kelompok atau anggota tim tersebut

.

C. MENJADI PEMAIN TIM

Mengapa perlu belajar tentang tim? Saat ini model organisasi sudah bergeser dari kaya struktur menjadikaya fungsi. Perubahan ini menuntut kerja sama yang tinggi di antara anggota organisasi, dan kerja sama ini ada dalam bentuk yang sangat besar atau dalam bentuk tim-tim yang kecil. Selain itu adanya perubahan pada pola interaksi bisnis, sebagai dampak dari pesatnya perkembangan teknologi informasi, membuat model komunikasi dan kerja sama antar sesama anggota organisasi juga telah bergeser. Jarak fisik bukan kendala lagi, dan interaksi global menuntut orang untuk memahami dan mempertimbangkan factor budaya yang berbeda. Teknologi komunikasi juga menjadikan interaksi antar orang menjadi bukan hanya masalah fisik. Elektronik mail, internet, intranet, TV, Kabel TV, dan lainnya menjadikan interaksi antara anggota organisasi bukan masalah saling berhadapan muka, tetapi bagaimana masing- masing anggota memanfaatkan teknologi untuk saling berinteraksi. Dari wacana tersebut dapat dilihat bahwa ada banyak bentuk sebuah tim, misalnya : Tim kerja : merupakan gabungan beberapa orang yang bekerja bersama-sama setiap hari, biasanya satu kantor, satu ruangan, satu lokasi yang sama, atau satu pekerjaan yang Sama. Tim bisnis : umumnya tidak spesifik menunjuk orang, melainkan sebuah tim yang merupakan gabungan dari beberapa unit kerja (cross-functional )Tim Manajemen/eksekutif tim : merupakan kelompok manajemen yang mengelola satu kegiatan yang sama, atau kelompok manajemen yang akan menerima laporan yang sama.

1. Pemain Tim yang efektif

a. Tim yang efektif

Berikut ini adalah karakteristik yang perlu ada untuk membangun sebuah tim yang efektif::

·         Tujuan yang jelas

·         Fokus pada pencapaian hasil

·         Rencana untuk mencapai tujuan

·         Pembagian peran dan tanggung jawab yang jelas

·         Komitmen untuk mencapai tujuan bersama

·         Anggota tim yang kompeten

·         Pengambilan keputusan berdasarkan konsensus

·         Setiap anggota tim memiliki peran yang berbeda

·         Kemampuan interpersonal yang efektif di antara anggota tim

·         Hubungan yang efektif dengan pemilik kepentingan(stakeholder)

·         Semangat kerja yang tinggi

·         Iklim hubungan yang bersifat informal

·         Dukungan dari manajemen

·         Keterbukaan pada ide-ide baru

·         Penilaian kinerja secara periodik

·         Pengakuan atau keberhasilan anggota tim

·         Kepemimpinan bersama

·         Ukuran tim yang relatif kecil

·         Sumber daya yang cukup

b. Ketua Tim yang efektif

Berikut ini adalah karakteristik dari seorang pemimpin atau ketua tim

yang efektif:

·         Memiliki keterampilan membimbing anggota timnya

·         Memiliki rasa percaya diri

·         Konsisten antara perkataan dan perbuatan

·         Kreatif

·         Memiliki kemampuan mendengarkan empatik

·         Memiliki visi

·         Memberikan inspirasi buat tim

·         Memiliki integritas

·         Fokus pada jangka panjang

·         Memiliki keseimbangan antara kebutuhan individu dan

·         kebutuhan tim

·         Realistis

·         Memiliki rasa kebanggaan dan keinginan untuk berhasil

·         Memiliki kemampuan membuat prioritas

·         Jujur

·         Memiliki keahlian tehnik yang sesuai

·         Dapat dipercaya dan mampu memercayai orang lain

·         Memiliki keinginan untuk berbagi tanggung jawab

·         Memiliki keinginan untuk berbagi keberhasilan

2. Membangun Tim yang Efektif

Bagaimana membangun sebuah tim yang efektif? Ketua tim, pengendali teknis, pengendali mutu, manajer atau kepala kantor memiliki peran yang sangat signifikan dalam menentukan efektifitas sebuah tim. Mereka dituntut untuk mampu membangun

sebuah tim yang tangguh dan efektif. Langkah berikut ini dapat digunakan oleh ketua tim untuk membangun tim yang efektif:

a. Tetapkan tujuan bersama

Tim yang efektif membutuhkan tujuan yang sama bagi seluruh anggota tim. Tujuan ini dapat berupa visi bersama seluruh anggota tim, bukan hanya target tertentu atau sasaran jangka pendek. Tujuan bersama ini diharapkan dapat memberikan arahan, momentum dan komitmen dari para anggota tim.

b. Evaluasi kekuatan dan kelemahan tim

Masing-masing anggota tim tentu memiliki kekuatan dan kelemahan, dan jika digabungkan dalam sebuah tim, maka kekuatan dan kelemahan tim dapat dibangun secara keseluruhan. Dengan memahami kekuatan dan kelemahan tim, maka ketua tim atau manajer tim dapat mencari cara untuk mengompensasikan kelemahan yang dimiliki oleh tim, setidaknya dapat mengurangi kelemahan, jika tidak mungkin untuk menghilangkannya secara keseluruhan.

c. Tetapkan sasaran-sasaran individual

Dengan menetapkan sasaran-sasaran antara, atau target-target individual, maka pemimpin atau manajer tim dapat menetapkan ukuran keberhasilan tim. Target individual harus merupakan target yang nyata dan dapat dicapai, yang mudah dimengerti dan dikomunikasikan kepada seluruh anggota tim.

d. Kesepakatan

Dapatkan kesepakatan seluruh anggota tim mengenai cara mencapai target-target individual tersebut. Dengan adanya kesepakatan, maka seluruh anggota tim memahami makna dan tujuan untuk mencapai target serta visi yang lebih besar lagi.

e. Kesediaan bertanggung jawab

Ciptakan kesediaan untuk bertanggung jawab atas keberhasilan tim, termasuk juga tanggung jawab atas keberhasilan masing-masing anggota tim. Keberhasilan dari sebuah tim adalah gabungan dari keberhasilan masing-masing seluruh anggota tim. Keberhasilan tim dibangun dari keberhasilan seluruh anggota tim.

f. Bangun rasa saling percaya

Pada saat ada rasa saling percaya, maka akan tumbuh integritas, karakter dan kemampuan masing-masing anggota tim. Jika tidak ada rasa saling percaya, maka setiap anggota tim tidak dapat saling menggantungkan pada orang lain. Pada akhirnya keberhasilan sebuah tim menjadi tidak tercapai.

g. Pelihara kemampuan spesifik

Kemampuan spesifik yang dibutuhkan sebuah tim adalah

1) TechnicalExpertise ,

2) Problem Solving Skill and Decision Making Skills,

3)Interpersonal Skills

.

h. Kembangkan pelatihan terus menerus

Kembangkan pelatihan yang terus menerus, disertai penyediaan sumber daya yang cukup, agar tugas dan tanggung jawab mampu dilaksanakan dengan baik.

i. Hargai setiap keberhasilan

Berikan penghargaan untuk setiap keberhasilan, sekecil apapun anggota tim perlu diberi kebanggaan untuk bekerja dalam tim. Membangun sebuah tim yang efektif tidak semudah membalikkan telapak tangan, dibutuhkan waktu yang lama, kerja keras, dan

penghargaan untuk memelihara moral tim.

3. Hambatan

Beberapa hambatan dalam membangun sebuah tim, di antaranya adalah:

a. Merasa terlambat untuk menyelamatkan sebuah tim

Banyak ketua tim maupun anggota tim tidak melakukan sesuatu untuk membangun efektifitas tim, karena merasa sudah terlambat untuk melakukan sesuatu. Pada kenyataannya tidak ada istilah terlambat untuk sebuah perbaikan.

b. Merasa tidak memiliki kekuatan untuk mengubah situasi

Sama halnya dengan anggota tim dan ketua tim yang merasa terlambat, perasaan tidak mampu untuk menyelamatkan tim merupakan hambatan terbesar dalam melakukan perbaikan. Tindakan perbaikan untuk mencapai tim yang efektif merupakan tanggung jawab bersama seluruh anggota tim. Dan tidak ada yang tidak mungkin jika dilakukan secara bersama-sama.

c. Sulit untuk memedulikan orang lain

Kegagalan sebuah tim bermula dari kegagalan anggota timnya. Sebuah tim adalah sebuah kerja kelompok. Jika ada anggota tim yang tidak mau atau tidak mampu untuk bekerja sama atau memperdulikan orang lain, maka tim tersebut hanyalah sebuah kerumunan atau sekumpulan individu.

d. Saya akhirnya mengerjakan semua hal

Ada banyak ketua tim, demikian juga anggota tim, yang akhirnya terjebak untuk melakukan semua pekerjaan tim seorang diri. Kegagalan ini dimulai sejak pembentukan tim, menetapkan visi dan tujuan tim, membangun komitmen dan tanggung jawab bersama, dan tidak kalah penting, gagal membangun rasa saling percaya. Hasilnya, semua bekerja sendiri-sendiri dan, yang lebih parah, semuanya dikerjakan sendiri.

D. MENANG DENGAN MEMBUAT ORANG LAIN MENGERTI

Lewat kalimat-kalimat yang mengalir dari mulut kita, kita menyentuh orang yang kita ajak bicara. Setiap kata mungkin mengalir dengan bebas dan lancar, namun tak jarang bukan titik temu dan saling kesepahaman yang kita temukan namun pertentangan atau justru penolakan yang kita tuai. Yang perlu disadari sejak awal adalah; kita manusia yang mempunyai pola pikir dan cara merasa tersendiri. Yang kita ajak berbicara pun manusia, bukan robot yang tak mampu bicara, berpikir maupun merasa.

1. Keberhasilan Komunikasi

Beberapa hal yang harus kita lakukan agar pada saat berkomunikasi kita merasakan suasana yang menyenangkan dan mendapatkan apa yang kita inginkan adalah sebagai berikut:

a. Menumbuhkan kerja sama

Bagaimana kita bisa menumbuhkan kerja sama? Hanya dengan rasa hormat. Dengan rasa hormat, kita menghargai lawan bicara kita sebagai seorang pribadi dengan posisi yang sejajar dengan kita. Penghargaan terhadap segala potensi yang dimilikinya dan eksistensi pribadinya akan membuat lawan bicara kita terbuka terhadap apa yang ingin kita bicarakan.

b. Membangkitkan pikiran orang lain

Dalam sebuah percakapan, gagasan yang ada dalam benak kita harus menjadi milik lawan bicara kita pula. Hal yang kita lakukan adalah membuat orang lain mau berpikir tentang gagasan kita dengan cara mengajukan pertanyaan pada lawan bicara.

c. Menanggapi emosi orang lain

Kita sadari emosi adalah sebuah dorongan yang memengaruhi cara berpikir maupun bertindak setiap individu. Emosi negatif akan memengaruhi individu untuk berpikir dan bertindak negatif. Oleh karena itu, yang harus diperhatikan dalam sebuah komunikasi adalah meminimalkan emosi negatif pada lawan bicara kita. Beberapa langkah yang bisa dilakukan antara lain adalah:

1) Mendorong ekspresi emosi

Dengan mengekspresikan emosi, ketegangan yang mengganggu lawan bicara kita untuk berpikir jernih dan positif akan tersalurkan.

2) Dorong lawan bicara kita menyadari perasaannya

Dengan menyadari perasaannya, seseorang akan lebih mudah mengelolanya untuk menjadi positif.

3) Menerima emosinya

Penerimaan yang utuh akan membuat lawan bicara kita mempunyai ruang yang luas untuk menyadari dan mengelola emosinya serta membuka diri terhadap bantuan kita.

d. Mendengarkan makna yang tersirat

Dalam sebuah percakapan, gagasan maupun pesan yang ingin disampaikan seringkali hanya tersirat dalam bahasa nonverbal. Dengan memerhatikan makna yang tersirat akan memperutuh pemahaman terhadap lawan bicara dan memudahkan untuk mengambil sikap yang tepat.

e. Memberi dan menerima umpan balik

Setiap manusia mempunyai kemampuan mental yang luar biasa untuk membentuk pemahaman tentang sebuah pembicaraan. Apa yang ada dalam bayangan mental kita mungkin berbeda dengan bayangan mental lawan bicara kita. Dengan memberi dan menerima umpan balik, kita mampu mengklarifikasi apa yang kita pikirkan maupun yang dipikirkan lawan bicara kita. Dengan demikian pemahaman yang coba kita rangkai akan menjadi semakin utuh.

f. Mempertahankan perhatian

Berdasarkan penelitian, kemampuan manusia untuk berkonsentrasi berkisar 30 menit, waktu yang tidak terlalu panjang. Sebuah pembicaraan tidak akan efektif jika dilakukan dengan perhatian yang tidak penuh. Perlu dilakukan langkah-langkah tertentu untuk memertahankan perhatian orang lain:

·         Berpegang pada pokok pembicaraan, jangan melantur.

·         Berbicara yang singkat.

·         Berbicaralah tentang sesuatu yang belum diketahui orang lain.

·         Ulangi maksud pembicaraan kita tapi bukan mengulang kata-kata.

·         Hindari mengatakan sesuatu yang sudah jelas.

g. Menghadapi perlawanan

Pertama kali yang harus disadari adalah, perlawanan menunjukkan keterlibatan seseorang dalam pembicaraan, asal tidak berlebihan. Saat menghadapi perlawanan yang berlebihan yang perlu dilakukan adalah bersikap netral. Ekspresikan pengertian terhadap perlawanan orang lain dan mencoba menyadari bahwa dia melakukan perlawanan. Terakhir ajaklah lawan bicara kita untuk membahas bersama keberatan yang dirasakan terhadap diri maupun pembicaraan kita.

h. Meyakinkan orang lain

Hal terakhir adalah, gunakan teknik persuasi untuk meyakinkan orang lain.

2. Hambatan Komunikasi

Terganggunya sebuah pembicaraan tak lepas dari beberapa karakteristik yang melekat pada manusia yaitu:

a. Perlawanan untuk berubah

Kita hidup dan menjalani keseharian kita dalam rentetan perilaku yang cenderung rutin. Kebiasaan ini membuat kita nyaman dan enggan berubah. Kebiasaan akan memengaruhi cara kita berpikir, cara kita memandang sesuatu, cara memutuskan persoalan, cara memercayai sesuatu. Kebiasaan ini akan membuat kita takut mengambil resiko meskipun itu menjanjikan sebuah perubahan ke arah yang lebih baik.

b. Mendengarkan pikiran sendiri

Bermain dengan pikiran sendiri saat berbicara dengan orang lain akan membuat kita menjadi lawan bicara yang menyebalkan. Kita tidak akan pernah bisa memahami orang lain. Apalagi membuat mereka paham tentang apa yang kita ingin bicarakan.

c. Mendengarkan dengan penuh keinginan

Sebuah keinginan berpengaruh besar dalam sebuah pembicaraan. Sebuah keinginan mampu memutarbalikkan persepsi seseorang terhadap yang dikatakan lawan bicaranya. Jika berbicara dengan penuh keinginan maka jangan harap kita mampu memahami dengan apa adanya.

d. Dugaan yang tidak benar

Ada banyak kesenjangan informasi yang terjadi dalam setiap komunikasi. Sebagai pembicara, dugaan yang dibangun terhadap lawan bicara akan berpengaruh terhadap cara berpikir maupun cara berbicara. Dugaan yang tidak tepat akan membuat pembicara memilih cara yang tidak tepat pula saat berbicara dengan orang lain, sehingga bukan kesepakatan tapi justru kesalahpahaman yang terjadi kemudian.

e. Kerahasiaan yang menetap

Setiap orang mempunyai wilayah yang tidak ingin diketahui orang lain, sehingga akan membangun benteng yang tinggi saat berinteraksi dengan orang lain. Pada titik ekstrim, penjagaan yang berlebihan akan membuat seseorang memiliki sifat pencuriga dan menjaga jarak.